Ms Project 2016 Kezikonyv

A Teljeskörű MS Project 2016 Kézikönyv: Útmutató a Sikeres Projektmenedzsmenthez

Üdvözöljük az MS Project 2016 átfogó kézikönyvében! Ez az útmutató részletesen bemutatja a Microsoft népszerű projektmenedzsment szoftverének minden aspektusát, segítve Önt abban, hogy projektjeit hatékonyan tervezze meg, kövesse nyomon és sikeresen zárja le. Legyen szó egyszerűbb feladatokról vagy komplex vállalati projektekről, az MS Project 2016 a rendelkezésére álló egyik legerősebb eszköz.

1. Első Lépések az MS Project 2016 Használatában

1.1. A Felhasználói Felület Áttekintése

Az MS Project 2016 intuitív felhasználói felülettel rendelkezik, amely megkönnyíti a navigációt és a hatékony munkavégzést. A szalag menü a képernyő tetején található, és logikusan csoportosított funkciókat tartalmaz, mint például a Fájl, Feladat, Erőforrás, Jelentés, Projekt és Nézet menüpontok. A bal oldalon található a Gantt-diagram nézet, amely vizuálisan ábrázolja a projekt feladatait időrendi sorrendben. A jobb oldali rész a részletes nézet, ahol az aktuálisan kiválasztott elem tulajdonságait és beállításait tekintheti meg és szerkesztheti. Az ablak alján található az állapotsor, amely hasznos információkat jelenít meg az aktuális műveletekről és a projekt állapotáról.

1.2. Új Projekt Létrehozása

Új projekt létrehozásához kattintson a Fájl menüre, majd válassza az Új lehetőséget. Itt választhat egy üres projektet, vagy használhat egy előre definiált sablont. A sablonok segíthetnek a gyors indulásban, különösen gyakran előforduló projekt típusok esetén. Üres projekt létrehozásakor meg kell adnia a projekt alapvető adatait, mint például a projekt nevét, a kezdési dátumát és a projektvezetőt. Fontos a helyes kezdési dátum megadása, mivel ez befolyásolja az összes többi feladat ütemezését.

1.3. A Projekt Alapvető Beállításai

A projekt alapvető beállításainak konfigurálásához navigáljon a Projekt menüre, és válassza a Projekt adatai lehetőséget. Itt megadhatja vagy módosíthatja a projekt kezdési dátumát, a befejezési dátumát (ha ismert), a naptárt (amely meghatározza a munkanapokat és a nem munkanapokat), valamint a pénznemet. A naptár beállítása kulcsfontosságú a pontos ütemezéshez, mivel ez határozza meg, hogy a feladatok mennyi ideig tartanak és mikor kerülnek ütemezésre.

2. A Projekt Feladatainak Megtervezése

2.1. Feladatok Hozzáadása és Szerkesztése

A projekt feladatainak hozzáadásához egyszerűen kattintson a Gantt-diagram nézet első üres sorába, és kezdje el beírni a feladat nevét. Minden feladathoz megadhatja a tartamát (mennyi ideig tart a feladat elvégzése), a kezdési és befejezési dátumát, valamint az előzményeit (mely feladatoknak kell befejeződniük, mielőtt ez a feladat elkezdődhet). A feladatok részletesebb beállításaihoz kattintson duplán a feladatra, ekkor megjelenik a Feladat adatai párbeszédpanel.

2.2. Feladatok Szervezése: WBS és Körvonal

A komplex projektek átláthatóságának növelése érdekében használhatja a Work Breakdown Structure (WBS)-t, azaz a munkalebontási struktúrát. Ez lehetővé teszi a projekt fő célkitűzéseinek kisebb, könnyebben kezelhető feladatokra bontását. Az MS Project 2016-ban a feladatokat hierarchikusan rendezheti a behúzás és a kihúzás funkciókkal. A behúzással alfeladatokat hozhat létre egy főfeladat alatt, így egy áttekinthető körvonalat képezve. A Körvonal nézetben könnyen összecsukhatja és kibonthatja a főfeladatokat, hogy a projekt különböző szintjeire fókuszálhasson.

2.3. Feladatok közötti Kapcsolatok Létrehozása

A legtöbb projektben a feladatok nem egymástól függetlenül zajlanak. Az MS Project 2016 lehetővé teszi a feladatok közötti kapcsolatok definiálását, amelyek meghatározzák, hogy egy feladat mikor kezdődhet el egy másik feladat befejezéséhez képest. Négyféle alapvető feladatkapcsolat létezik:

• Befejezés-Kezdés (FS – Finish-to-Start): Az utód feladat csak akkor kezdődhet el, ha az előd feladat befejeződött.
• Kezdés-Kezdés (SS – Start-to-Start): Az utód feladat akkor kezdődhet el, amikor az előd feladat elkezdődött.
• Befejezés-Befejezés (FF – Finish-to-Finish): Az utód feladat csak akkor fejeződhet be, ha az előd feladat befejeződött.
• Kezdés-Befejezés (SF – Start-to-Finish): Az utód feladat csak akkor fejeződhet be, amikor az előd feladat elkezdődött.

A feladatok közötti kapcsolatokat a Gantt-diagram nézetben a feladatokat összekötő vonalakkal vizualizálhatja. A kapcsolatok létrehozásához jelölje ki a két összekötendő feladatot, majd a Feladat menüben válassza a megfelelő kapcsolat típust.

2.4. Késleltetés és Átfedés Beállítása

A feladatok közötti kapcsolatokhoz késleltetést (lag) vagy átfedést (lead) is beállíthat. A késleltetés azt jelenti, hogy az utód feladat csak az előd feladat befejezése (vagy kezdete) után egy bizonyos ideig kezdődik el. Az átfedés pedig azt jelenti, hogy az utód feladat még az előd feladat befejezése (vagy kezdete) előtt elkezdődhet. A késleltetést és az átfedést a feladatok közötti kapcsolat tulajdonságainál adhatja meg.

3. Erőforrások Kezelése a Projektben

3.1. Erőforrások Hozzáadása

Az erőforrások azok a személyek, berendezések vagy anyagok, amelyek a projekt feladatainak elvégzéséhez szükségesek. Az MS Project 2016-ban az erőforrásokat a Nézet menüben található Erőforrás lap nézetben adhatja hozzá. Minden erőforráshoz megadhatja a nevét, a típusát (munka, anyag vagy költség), a maximális kapacitását (munkaerő esetén), a standard és a túlóradíját. A munkaerő erőforrások a projektben dolgozó személyek, a anyag erőforrások a felhasznált anyagok (pl. beton, kábel), a költség erőforrások pedig olyan kiadások, amelyek közvetlenül egy feladathoz kapcsolódnak (pl. utazási költség).

3.2. Erőforrások Hozzárendelése Feladatokhoz

Miután hozzáadta az erőforrásokat a projekthez, hozzá kell rendelnie őket a megfelelő feladatokhoz. Ezt a Gantt-diagram nézetben a Feladat neve oszlop melletti Erőforrás nevei oszlopban teheti meg. Egyszerűen válassza ki a feladathoz szükséges erőforrásokat a legördülő listából. Egy feladathoz több erőforrást is hozzárendelhet. A hozzárendelés során megadhatja, hogy az adott erőforrás mennyi ideig vagy milyen mértékben vesz részt a feladat elvégzésében (pl. egy személy 50%-os kapacitással dolgozik a feladaton).

3.3. Erőforrás-szintkiegyenlítés

Előfordulhat, hogy egyes erőforrások túlterheltek, azaz több feladathoz vannak hozzárendelve, mint amennyi idővel rendelkeznek. Az MS Project 2016 rendelkezik egy erőforrás-szintkiegyenlítés funkcióval, amely automatikusan elhalasztja vagy felosztja a feladatokat annak érdekében, hogy az erőforrások ne legyenek túlterheltek. A szintkiegyenlítés beállításait a Projekt menüben találja. Fontos megjegyezni, hogy az automatikus szintkiegyenlítés megváltoztathatja a projekt eredeti ütemezését, ezért körültekintően kell alkalmazni.

4. A Projekt Költségvetésének Kezelése

4.1. Költségráta Beállítása az Erőforrásokhoz

A projekt költségvetésének nyomon követéséhez először be kell állítania az erőforrásokhoz tartozó költségrátákat. A munkaerő erőforrásokhoz megadhatja a standard óradíjat és a túlóradíjat. Az anyag erőforrásokhoz megadhatja az egységárat. A költség erőforrásoknál pedig közvetlenül a feladathoz kapcsolódó költséget adhatja meg.

4.2. Költségvetés Megadása a Projekthez

A teljes projekt költségvetését a Projekt menüben található Alapterv beállítása és Alapterv törlése opciók segítségével kezelheti. Az alapterv rögzíti a projekt eredeti ütemezését és költségvetését, így később összehasonlíthatja a tényleges előrehaladással. A költségvetést részletesebben a Feladat kihasználtsága vagy az Erőforrás kihasználtsága nézetekben követheti nyomon, ahol láthatja a tervezett és a tényleges költségeket.

4.3. Költségvariációk Nyomon Követése

Az MS Project 2016 lehetővé teszi a költségvariációk nyomon követését, azaz a tervezett és a tényleges költségek közötti eltéréseket. Ezek az információk segítenek azonosítani azokat a területeket, ahol a költségek eltérnek a tervtől, és lehetővé teszik a szükséges korrekciós intézkedések meghozatalát. A költségvariációkat különböző jelentésekben és nézetekben tekintheti meg.

5. A Projekt Haladásának Nyomon Követése

5.1. A Haladás Rögzítése

A projekt haladásának nyomon követéséhez rendszeresen frissítenie kell a feladatok tényleges állapotát. Megadhatja a feladatok százalékos készültségét, a tényleges kezdési és befejezési dátumokat, valamint a ténylegesen felhasznált munka mennyiségét. Ezeket az adatokat közvetlenül a Gantt-diagram nézetben vagy a Feladat lap nézetben rögzítheti.

5.2. A Gantt-diagram Használata a Nyomon Követéshez

A Gantt-diagram nemcsak a projekt tervezésére szolgál, hanem a haladás vizuális nyomon követésére is kiválóan alkalmas. A diagramon láthatja a kritikus útvonalat (azokat a feladatokat, amelyek késedelme közvetlenül befolyásolja a projekt befejezési dátumát), a befejezett feladatokat, a folyamatban lévő feladatokat és a hátralévő munkát. A nyomon követési Gantt nézet különösen hasznos a tervezett és a tényleges ütemezés összehasonlítására.

5.3. Jelentések Készítése a Haladásról

Az MS Project 2016 számos előre definiált jelentést kínál a projekt haladásának bemutatására. Ezek a jelentések tartalmazhatnak információkat a befejezett feladatokról, a hátralévő munkáról, a késedelmekről és a költségvetési eltérésekről. A jelentéseket testreszabhatja az igényeinek megfelelően, és exportálhatja különböző formátumokban (pl. PDF, Excel).

6. Haladó Funkciók és Beállítások

6.1. Egyéni Nézetek és Táblázatok Létrehozása

Az MS Project 2016 lehetővé teszi egyéni nézetek és táblázatok létrehozását, amelyek csak az Ön számára releváns információkat jelenítik meg. Testreszabhatja a megjelenített oszlopokat, azok sorrendjét, a szűrési és rendezési feltételeket. Ezáltal a projekt adatait pontosan úgy tekintheti át, ahogyan az Önnek a legmegfelelőbb.

6.2. Szűrők és Csoportosítások Használata

A szűrők segítségével a projekt feladatainak egy adott részhalmazára fókuszálhat (pl. a határidőn túli feladatokra vagy egy adott erőforráshoz rendelt feladatokra). A csoportosítás lehetővé teszi a feladatok logikai egységek szerinti rendezését (pl. prioritás, erőforrás szerint). A szűrők és a csoportosítások kombinálásával még részletesebb elemzéseket végezhet.

6.3. Makrók és Automatizálás

Ha gyakran végez ismétlődő feladatokat az MS Project 2016-ban, érdemes lehet makrókat létrehoznia ezek automatizálására. A makrók rögzíthetik a lépéseit, így azokat később egyetlen kattintással végrehajthatja, jelentősen növelve a hatékonyságot.

7. Együttműködés és Megosztás

7.1. Projekt Megosztása Másokkal

Az MS Project 2016 lehetővé teszi a projekttervek megosztását másokkal, akár a Project Professional verzióval, akár a Project Web App segítségével. A tervek megoszthatók e-mailben, vagy feltölthetők egy közös hálózati meghajtóra vagy a felhőbe.

7.2. Együttműködés a Project Web App-pal

A Project Web App egy webes felület, amely lehetővé teszi a projektadatok központi tárolását és a csapat tagjainak együttműködését. A Project Web App-on keresztül a csapattagok frissíthetik a